外贸业务如何与客户通电话

准备必需的客户资料

进行客户电话前,务必准备好客户的基本资料,如客户名称、联系电话、产品详情、单子信息等。了解客户需求能更好地进行交流。如果是新客户,提前了解客户行业情况和一些基本信息也很重要。此外,经理应提前准备好自己将要说明的内容大纲,以便电话不至于走样。

熟悉产品知识

外贸经理应提前了解自己公司的产品型号、规格、价格和优势等知识。只有熟悉自己的产品,才能应对客户提的各种问题,给客户一个清晰而有把握的答复。如果产品知识不深,容易出现回答不清或说不过客户的情况,这对维护客户信任和取得订单都不利。此外,应注意跟进产品的最新信息,避免给客户一种产品陈旧或知识跟不上的感觉。

注意语气和表述

外贸电话必须注意语气和表述。比如说话时语速应控制在一个舒缓 yet 流畅的节奏感中,语调也不宜过于急促或阴沉。同时要选择恰当的词汇,避免使用生硬或难以了解的名词。此外,应运用自然的语气和得体的礼仪对话。不能高估或低估客户,态度要 amiability。只有以上情绪作为基础,才能取得客户的信任并成功完成交流。

询问与解答

与客户通话时,除了说明产品优势外,还要主动询问客户需求和疑问,并给予语意清晰的答复。这有利于交流效率和信息传达效果。此外,对于客户提出的问题,务必耐心倾听,明确问题要点,据此给出回答。如果不了解问题,可以及时表示,上下文回访客户补充。这样可以避免给客户错觉和困惑感。回答要专业认真,避免随意答非所问。

记录重要信息

与客户通话期间,应及时记录客户需求详情、问题焦点和自己的说明意见等重要信息。这有助于日后跟进客户时回顾与客户的对话内容,贴心地解答客户其他问题。同时此记录也方便内部对接,让其他同事了解客户情况。外贸公司应设立文件存档系统,将每次客户对话记录归类整理保存,这对长期客户管理大有裨益。

预订后续事宜

通话结束前,可以说明后续下单流程和送样时间等事宜,给客户一个清晰的预期。同时可以问客户后续的联系方式和需求,为下次沟通做准备。这能让客户感知到贴心的服务态度。如果可能,可以预订下一步的洽谈,为取得订单继续推进商议。以热情、负责任的服务态度关闭对话,为深入合作埋下更深远的种子。

常见问答(FQAS)

如何准备客户资料?

进行客户电话前,务必准备好客户的基本资料,如客户名称、联系电话、产品详情、单子信息等。了解客户需求能更好地进行交流。如果是新客户,提前了解客户行业情况和一些基本信息也很重要。

如何熟悉产品知识?

外贸经理应提前了解自己公司的产品型号、规格、价格和优势等知识。只有熟悉自己的产品,才能应对客户提的各种问题,给客户一个清晰而有把握的答复。此外,应注意跟进产品的最新信息,避免给客户一种产品陈旧或知识跟不上的感觉。

如何注意语气和表述?

外贸电话必须注意语气和表述。比如说话时语速应控制在一个舒缓 yet 流畅的节奏感中,语调也不宜过于急促或阴沉。同时要选择恰当的词汇,避免使用生硬或难以了解的名词。此外,应运用自然的语气和得体的礼仪对话。态度要 amiability。

如何询问客户和解答问题?

与客户通话时,除了说明产品优势外,还要主动询问客户需求和疑问,并给予语意清晰的答复。如果不了解问题,可以及时表示,上下文回访客户补充。这样可以避免给客户错觉和困惑感。回答要专业认真,避免随意答非所问。

如何记录通话内容?

与客户通话期间,应及时记录客户需求详情、问题焦点和自己的说明意见等重要信息。同时此记录也方便内部对接,让其他同事了解客户情况。外贸公司应设立文件存档系统,将每次客户对话记录归类整理保存,这对长期客户管理大有裨益。

更新时间:2024-11-23